Estamos más conectados y somos más ágiles que nunca, y trabajamos a gran velocidad para estar al tanto de las cargas de trabajo y seguir siendo competitivos. La sensación de urgencia y la escasez de tiempo se apoderan todos los días. Sin embargo, con demasiada frecuencia, gran parte de la frenética actividad de las organizaciones se debe a una falsa urgencia: ajetreo improductivo que no conduce a un progreso significativo.
He aquí cómo asegurarse de no crear una falsa urgencia en su equipo sin darse cuenta y evitar sus perjudiciales impactos posteriores.
Reconocer las señales
Ningún líder inventa una falsa urgencia intencionalmente, pero puede incrustarse subrepticiamente y convertirse en la norma del equipo. Para anularlo, hay que reconocer las señales: ¿Están usted y su equipo en un estado crónico de agobio y reactividad? ¿Su equipo y usted solo tienen tiempo para hacer «trabajos de verdad» por las noches o los fines de semana? ¿Ha recibido comentarios de que necesita priorizar más? Si alguno de estos indicadores está presente, puede crear una falsa urgencia sin querer.
Comprendo que, debido a su poder posicional, sus peticiones, los comentarios ocasionales e incluso las reacciones inadvertidas puedan hacer que su equipo entre en acción. Con el tiempo, es posible que su equipo comience a anticipar sus necesidades y a «saltar» sin que usted haga ni una solicitud. Todo esto de «saltar» deja de lado el trabajo más crítico y provoca un estrés laboral perpetuo y agotamiento, agotando la energía de su equipo.
Identifique el origen de la urgencia
La falsa urgencia refleja un deseo genuino de triunfar, pero a menudo se basa en ansiedad. Pregúntese: «¿Cuál es la fuente principal de mi urgencia?» Si tiene sus raíces en la ansiedad, puede que tenga creencias limitantes que lo mantengan atrapado en conductas improductivas. La salida es desafiar sus suposiciones y replantear estas creencias.
Los líderes también pueden caer en cascada y perpetuar involuntariamente una cultura organizacional más amplia de falsa urgencia, sin cuestionar el status quo. Independientemente de la fuente de la falsa urgencia, su responsabilidad de mejorar las cosas para su equipo sigue siendo la misma.
Priorizar sin piedad
La dificultad para priorizar lo importante por encima de lo urgente es una lucha universal y una de las principales culpables de la creación de una falsa urgencia. Las investigaciones muestran que priorizamos las tareas con plazos más cortos, aunque esos no sean los más importantes. También utilizamos por defecto suma en lugar de resta cuando se trata de mejorar las situaciones, y la falacia del coste irrecuperable nos hace reacios a abandonar los esfuerzos en los que ya hemos invertido. Y bajo estrés, a menudo nos olvidamos de dar un paso atrás para centrarnos en lo que es más importante.
Creando distancia psicológica es una técnica que puede ayudarlo a centrarse en el panorama general. Imagínese la distancia física, una separación en el tiempo o que alguien que no sea usted esté involucrado en la situación actual. Por ejemplo, podría preguntarse: «Si me imagino que es dentro de un año, ¿qué es lo más importante que debemos hacer ahora?» O «Si se tratara del equipo de otra persona, ¿cómo le recomendaría que priorice lo que tiene en mente su equipo?»
Además, concéntrese deliberadamente en los posibles beneficios de abandonar ideas y esfuerzos en los que ya ha invertido tiempo, dinero o esfuerzo. Pregúntese: «¿Cuáles son las ventajas de dejar de hacerlo? ¿Cuánto nos costará si no suspendemos nuestros esfuerzos?». Rete a su equipo a elaborar una lista de todo lo que crean que el equipo podría restar o dejar de hacer el año que viene.
Emplee la procrastinación estratégica
La procrastinación suele tener una connotación negativa, pero puede resultar útil si se usa a propósito. La procrastinación estratégica implica empezar algo y no terminarlo hasta que esté casi previsto, lo que le permite a usted y a su equipo pensar en ello poco a poco y eliminar la avalancha innecesaria del trabajo de poco valor. Esto da tiempo para tener en cuenta ideas divergentes y permitir que salgan a la luz ideas, y puede resultar en un aumento de creatividad, innovación y un producto final mejor.
Examine las solicitudes externas y proteja a su equipo
La afluencia de solicitudes que recibimos en el trabajo puede resultar abrumadora. Puede que algunas de estas solicitudes sean realmente urgentes, pero la mayoría de las cosas pueden esperar. Como líder, debe proteger a su equipo de la falsa urgencia externa.
Si los miembros de su equipo están haciendo malabares con muchas solicitudes externas, déles directrices claras sobre cuáles atender y permítales cuestionar las solicitudes que tengan plazos poco realistas o que queden fuera del ámbito de competencia del equipo. Sin embargo, tenga en cuenta que los miembros del equipo pueden mostrarse reacios a hacer retroceder a las partes interesadas externas y a los líderes más senior. Refuerce sus esfuerzos ofreciéndose constantemente a intervenir y transmitir un considerado «no» o «ahora no» a partes interesadas externas.
Fomentar una cultura de equipo de verdadera urgencia
Trabaje con su equipo para crear normas que fomenten un ritmo operativo razonable. Considere la posibilidad de definir criterios específicos para lo que constituye una tarea urgente, como la alineación estratégica, las necesidades críticas de los clientes o los problemas de seguridad, y programar revisiones periódicas para volver a evaluar las prioridades e identificar los casos de falsa urgencia. Establezca también los canales de comunicación adecuados y defina expectativas de tiempo de respuesta razonables en función de los niveles de urgencia. Por ejemplo, puede fijar un tiempo de respuesta de 24 ó 48 horas para los correos electrónicos, a menos que estén marcados como «urgentes». Sin una norma explícita, es probable que su equipo deje de hacer lo que está haciendo para responder a sus correos electrónicos, aunque no sean urgentes.
Permita a su equipo cuestionar la urgencia de las tareas y dar su opinión en casos de falsa urgencia. Es difícil para muchas personas hacer retroceder a su líder, así que hágalo psicológicamente seguro para que lo hagan. Cuando los miembros del equipo cuestionen los plazos, escuche, tenga en cuenta y reconozca su punto de vista, aunque aun así tenga que insistir en el plazo.
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Los obstáculos de la falsa urgencia pueden ser intensos. Pero también fomentan una cultura reactiva. Si todo es urgente, hay pocas oportunidades para un trabajo creativo y profundo, que tiende a florecer solo cuando hay tiempo y espacio. Utilizar estos consejos le ayudará a centrarse en lo que es realmente urgente en su organización y permitirá a su equipo ofrecer buenos resultados y mantener un alto rendimiento a lo largo del tiempo.
Por Dina Denham Smith
Octubre 17, 2023
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