Hace varios años, me asignaron un proyecto de alta prioridad en el trabajo. Pero había un problema. Cuando entrábamos en su etapa más crucial, me di cuenta de que se cruzaba con unas vacaciones que había planeado meses antes.
En medio del pánico, rápidamente empecé a planificar los refuerzos. Encontré a un colega que accedió a cubrirme y redacté varios correos electrónicos explicando los distintos aspectos de mi trabajo, incluidos archivos adjuntos e instrucciones detalladas para tareas específicas. Un día después de enviar esos mensajes, me reuní con mi compañero para explicarle la información. Luego, en mi último día en la oficina, ansiosa por entregarlo todo, lo inundé con unas cuantas notas más para asegurarme de que tenía todas mis bases cubiertas.
Mis correos electrónicos iban desde correos cortos de dos líneas hasta unos muy largos volcados de datos que ocupaban páginas. Mis vacaciones ni siquiera habían empezado y ya había agotado (y confundido) a mi colega, poniendo expectativas inalcanzables y aumentado nuestros niveles de estrés.
Echando una vista atrás, me doy cuenta de que estaba intentando crear un clon de mí misma, pero los planes de respaldo no deberían funcionar así.
Como directora senior de proyectos (y titular de la certificación PMP) en un gigante mundial de las telecomunicaciones, a menudo me encuentran colaborando en proyectos de alto perfil en equipos internacionales. Tener un buen respaldo lo es todo en mi función, especialmente cuando trabajamos en diferentes zonas horarias. Por suerte, aprendí de mi experiencia y, a lo largo de los años, he ajustado mi enfoque.
Ya sea que esté fuera un fin de semana largo o se vaya de vacaciones de dos semanas, contar con un buen respaldo en el trabajo es una buena idea. Garantiza que sus tareas más importantes se llevan a cabo sin interrupciones y garantiza que hay alguien disponible para actuar en su nombre en situaciones urgentes o inesperadas. Usar estos consejos me ha ayudado después del primer «lío» y también le pueden ayudar la próxima vez que decida tomarse un descanso.
Cuatro semanas antes de sus vacaciones
Paso 1: Planifique con antelación.
Lo ideal es que conozca sus planes de vacaciones con mucha antelación, especialmente si son largas. Como primer paso, una vez confirmadas y aprobadas las fechas (yo recomendaría con cuatro o seis semanas de antelación), comunique a sus colegas y clientes cuándo se va a ir. Me gusta añadir mis próximas vacaciones al final de mi firma de correo electrónico para una máxima visibilidad. A veces, esto me ayuda a adelantar los plazos de los proyectos, por lo que mis refuerzos no tienen mucho de qué ocuparme.
También es un buen momento para mirar su calendario, dentro de cuatro o cinco semanas, ver lo que tiene delante de sí y empezar a priorizar lo que tiene que hacer antes de sus vacaciones. Recuerde que su respaldo (quienquiera que acabe siendo) también tiene su propio trabajo del que ocuparse. Si alguien actúa como su respaldo, no significa que vaya a hacer todo su trabajo por usted. Depende de usted gestionar su trabajo de manera que se asegure de que su copia de seguridad solo tiene que hacer lo mínimo.
Paso 2: Busque un respaldo.
Es una buena práctica ponerse en contacto con alguien con al menos un mes de antelación para que lo respalde. Fue un error que cometí durante ese proyecto de alta prioridad. Me puse en contacto demasiado tarde. Encontrar un respaldo desde el principio, les ayuda a ellos revisar detenidamente sus propios calendarios y productos de entrega para que puedan elegir aceptar o rechazar su solicitud.
Hay un par de maneras de encontrar un respaldo. Primero, puede ponerse en contacto con su líder directo, ya que normalmente sabe cuánto trabajo tiene o es probable que tenga cada miembro del equipo en un futuro próximo. Según la carga de trabajo del equipo, es posible que su líder le pida que divida su trabajo entre dos personas.
En segundo lugar, si tiene relaciones sólidas con sus colegas y ha identificado a alguien que podría ser más adecuado para que lo respalde, póngase en contacto con ellos. Puede que no pueda darles todos los detalles de lo que tienen que hacer en ese momento, pero puede darles una idea de lo que busca. Podría decir:
«Hola Helen. Como has escuchado durante la reunión, estaré de vacaciones entre el 15 de diciembre y el 6 de enero. Quería preguntarte si tienes el ancho de banda para ser mi respaldo mientras estoy fuera. Si lo haces, sería perfecto, ya que estás trabajando en el proyecto X conmigo y estás al tanto de la mayoría de las cosas. Me aseguraré de haber marcado la mayoría de las tareas antes de irme. De esa forma, solo me ayudarías a responder a cualquier pregunta de los clientes que pudiera surgir mientras estoy fuera. También puedo enviarte un plan más detallado en unas semanas. Por favor, dime si estás de acuerdo. Estaré encantado de cubrirte también cuando lo necesites».
Cuando lo acuerde, confirme los arreglos de respaldo a su líder por correo electrónico.
Dos semanas antes de sus vacaciones
Paso 1: Determinar el alcance del trabajo.
Debe tratar de completar cualquier tarea que venza en la semana en la que se va con antelación. Me gusta pensar en mis refuerzos como alguien que me apoya mientras estoy fuera, no hacen mi trabajo por mí mientras estoy fuera. Puede utilizar su respaldo para, por ejemplo, responder a correos electrónicos urgentes, organizar una reunión que no pueda mover o supervisar una tarea.
Paso 2: Crear un documento de entrega.
También es un buen momento para preparar su documento de entrega y rellenarlo con la información más actualizada. Empiece por hacer una lista de los proyectos a los que contribuye o gestiona. Para cada proyecto, anote las tareas o puntos de acción pendientes. Incluso si no asigna esas tareas a su respaldo, les ayudará a conocer el estado de sus proyectos y también le ayudará a planificar su propio trabajo para las próximas dos semanas.
He aquí un ejemplo sencillo:
[Proyecto nombre]
Estado actual:
- Las pruebas del grupo técnico se aprobaron el [fecha].[Los archivos están aquí: xxx]
- La muestra se envió localmente y los comentarios vencen antes del 9 de diciembre.
- Riesgo: la producción de los envases tiene un retraso de una semana. La fecha límite para la revisión final sigue siendo el 19 de diciembre.
Reunión semanal del proyecto: El martes a las 9:00 a.m., hora de CDMX.
Tareas que deben realizarse entre [las fechas en las que no esté]:
- Las pruebas locales se esperan para el 17 de diciembre. Persiga a Fred por el estado.
- Consulte con Mike sobre el estado de las investigaciones técnicas para resolver el problema A y si se pueden llevar los registros.
- El embalaje lo recibirá John y el equipo lo revisará entre el 17 y el 20 de diciembre.
Una semana antes de sus vacaciones
Esta semana estará repleta de acción y tendrá varias cosas que hacer aparte de intentar terminar su trabajo. Estas son algunas cosas que debe asegurarse de completar antes de partir:
Paso 1: Revise y actualice su documento de entrega.
Las cosas pueden cambiar en 14 días y algo que puede haber sido una prioridad puede que ya no lo sea. Revise detenidamente el archivo de entrega de su proyecto y tache todo lo que esté completo o en lo que no sea necesario trabajar, o añada más elementos. Añada un comentario para sus colegas para que sepan cuál es el estado más actualizado y qué se espera de ellos.
[Nombre del proyecto]
Estado actual:
- Las pruebas del grupo técnico se aprobaron el [fecha].[Los archivos están aquí: xxx]
- La muestra se envió localmente y los comentarios vencen antes del 12 de diciembre.
- Riesgo: La producción de los envases tenía un retraso de una semana. Hemos podido recuperar el tiempo y esto ha sido aprobado. Los archivos finales están con Fred.
- He recibido pruebas locales de Fred. Comprobado y aprobado.[Los archivos están aquí: xxx.]
Reunión semanal del proyecto: El martes a las 9:00. [Tendrá que dirigir la reunión en la semana del 16 de diciembre. Envíe las actas extrayéndolas de Microsoft Teams.]
Tareas que se llevarán a cabo en las próximas dos semanas:
- Consulte con Mike sobre el estado de las investigaciones técnicas para resolver el problema A y si se pueden llevar los registros. [He enviado un correo electrónico a Mike, pero por favor póngase en contacto con Mike el 27 de diciembre en caso de que no responda.]
- John recibirá el paquete adicional para la edición limitada antes del 20 de diciembre y el equipo lo revisará antes del 23 de diciembre. [Salgo a partir del 15 de diciembre. Le enviaré un correo electrónico a John presentándolo. Revise el paquete cuando llegue y responda a John con los comentarios consolidados de Amelia, Hamid, Josh y usted.]
- Solicitud adicional: se recibirá una nueva muestra el 29 de diciembre y hay que enviarla a Elena. Por favor, envíeme un mensaje cuando le envíe esto.
Paso 2: Incluir el respaldo en los correos electrónicos o invitaciones importantes.
Añada sus invitaciones de respaldo a su calendario para las reuniones que organizarán. Una semana antes de su partida también es el momento adecuado para empezar a copiarlos en los correos electrónicos de sus proyectos para que se familiaricen con las partes interesadas y cualquier problema.
Paso 3: Reunirse cara a cara con sus refuerzos.
Para entonces, usted y su colega tendrán una visión más clara del alcance y la carga de trabajo. Póngase en contacto con su respaldo y solicite una reunión individual. Por ejemplo, su colega podría señalar que se ha programado una reunión urgente con un cliente para la misma hora que la reunión del proyecto que tienen que organizar en su nombre. Puede que tenga que atender una llamada para ver si se va a cancelar o reprogramar y avisar a los asistentes.
Por último, envíe un correo electrónico de seguimiento a su respaldo con las medidas acordadas. Planifique una reunión de seguimiento el día de su regreso para determinar si necesita tomar alguna medida urgente.
El día antes de sus vacaciones
Escriba un mensaje claro fuera de la oficina.
Los mensajes fuera de la oficina hacen más que decirle a la gente que está de vacaciones. Se pueden utilizar para que la gente sepa con quién ponerse en contacto mientras está fuera, si diferentes partes de su proyecto las gestionan diferentes personas y si pueden ponerse en contacto con usted para algo urgente.
En su último día de trabajo, escriba un mensaje claro, inequívoco y útil fuera de la oficina. Podría decir algo así como:
Estaré de vacaciones navideñas entre el 15 de diciembre y el 6 de enero. Voy a estar en familia en una cabaña sin conexión de red baja, así que no voy a revisar el correo electrónico ni los mensajes en este momento.
Mi increíble colega, Helen Smith, será mi respaldo en mi ausencia. Puede ponerse en contacto con ella en helen.smith@email.com.
Volveré a la oficina el 7 de enero y le responderé en cuanto pueda.
Si bien estas medidas pueden parecer lentas, usted (y sus partes interesadas) se beneficiarán sin duda de un respaldo bien preparado para garantizar la continuidad empresarial. Organizar su respaldo es una oportunidad para aprender a delegar, mejorar su reputación profesional y forjar una colaboración más profunda con los colegas y, al mismo tiempo, mantener sus proyectos en marcha.
Por: Josh Saterman
Enero, 2022
Fuente: https://hbr.org/2024/11/a-guide-to-handing-off-work-before-a-vacation