Todos hemos estado en reuniones en las que los participantes no están preparados, la gente se desvía y los temas debatidos son una pérdida de tiempo para el equipo. Estos problemas, y otros similares, se derivan del mal diseño de la agenda.
Aquí tiene algunos consejos para diseñar una agenda eficaz para su próxima reunión:
Solicite la opinión de los miembros del equipo. Si quiere que su equipo participe en reuniones, asegúrese de que el orden del día incluya elementos que reflejen sus necesidades. Pide a los miembros del equipo que sugieran puntos del orden del día junto con un motivo por el que cada tema debe abordarse en un entorno de equipo.
Seleccione temas que afecten a todo el equipo. El tiempo de las reuniones del equipo es caro y difícil de programar. Debería utilizarse principalmente para debatir y tomar decisiones sobre cuestiones que afecten a todo el equipo, y necesita que todo el equipo los resuelva.
Si el equipo no dedica la mayor parte de la reunión a hablar de cuestiones interdependientes, los miembros se desconectarán y, en última instancia, no asistirán.
Enumere los temas de la agenda como preguntas que el equipo debe responder.
Una pregunta permite a los miembros del equipo prepararse mejor para el debate y controlar si sus propios comentarios y los de los demás van por buen camino. Durante la reunión, cualquiera que piense que un comentario se sale del curso puede decir algo como: «No veo cómo se relaciona su comentario con la pregunta que intentamos responder. ¿Puede ayudarme a entender la conexión?» Por último, el equipo sabe que cuando se ha respondido a la pregunta, la discusión ha terminado.
Ten en cuenta si el objetivo del tema es compartir información, solicitar información para una decisión o tomar una decisión. Es difícil para los miembros del equipo participar de manera eficaz si no saben simplemente escuchar, dar su opinión o participar en el proceso de toma de decisiones. Si es el líder formal, al principio del punto del orden del día podría decir: «Si es posible, quiero que tomemos esta decisión por consenso. Eso significa que todo el mundo puede apoyar y aplicar la decisión dado su papel en el equipo. Si no podemos llegar a un consenso tras una hora de discusión, me reservaré el derecho de tomar la decisión».
Estime una cantidad de tiempo realista para cada tema. Esto tiene dos propósitos. En primer lugar, tiene que hacer los cálculos: calcular cuánto tiempo necesitará el equipo para presentar el tema, responder preguntas, resolver diferentes puntos de vista, generar posibles soluciones y ponerse de acuerdo sobre los elementos de acción que se derivan del debate y las decisiones.
En segundo lugar, el tiempo estimado permite a los miembros del equipo adaptar sus comentarios para que se ajusten al plazo asignado o sugerir que puede que se necesite más tiempo.
Proponer un proceso para abordar cada punto del orden del día. El proceso identifica los pasos por los que el equipo avanzará conjuntamente para completar la discusión o tomar una decisión. Acordar un proceso aumenta significativamente la eficacia de la reunión, pero los líderes rara vez lo hacen.
El proceso para abordar un tema debería figurar en el orden del día escrito. Cuando llegue a ese punto durante la reunión, explique el proceso y pida un acuerdo: «Sugiero que utilicemos el siguiente proceso. Primero, dediquemos unos 10 minutos a poner toda la información relevante sobre la mesa. En segundo lugar, dediquemos otros 10 minutos a identificar y ponernos de acuerdo sobre cualquier suposición que tengamos que hacer. En tercer lugar, nos tomaremos otros 10 minutos para identificar y ponernos de acuerdo sobre los intereses que se deben cumplir para cualquier solución. Por último, utilizaremos unos 15 minutos para crear una solución que, idealmente, tenga en cuenta todos los intereses y sea coherente con nuestra información y suposiciones relevantes. ¿Alguna sugerencia para mejorar este proceso?»
Especifique cómo deben prepararse los miembros para la reunión. Distribuya la agenda con tiempo suficiente antes de la reunión para que el equipo pueda leer el material de referencia y preparar sus ideas iniciales para cada punto de la agenda con antelación.
Identifique quién es responsable de liderar cada tema. A menudo, alguien que no sea el director de la reunión formal es responsable de dirigir el debate de un punto del orden del día en particular. Esta persona puede proporcionar contexto para el tema, explicar datos o puede ser responsable de la organización en esa área. Identificar a esta persona junto al punto del orden del día garantiza que cualquier persona responsable de dirigir una parte del orden del día lo sepa (y se prepare para ello) antes de la reunión.
Haga que el primer tema sea «Revisar y modificar el orden del día según sea necesario». Incluso si usted y su equipo han desarrollado conjuntamente la orden del día antes de la reunión, tómese un minuto para ver si hay que cambiar algo debido a los acontecimientos tardíos.
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Si desarrolla agendas con estos consejos, a su equipo le resultará más fácil concentrarse (y mantenerse) en las reuniones.
Fuente:
https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
