Con renuncias todavía en niveles de un 23% por encima de los niveles anteriores a la pandemia, muchas organizaciones carecen de personal. Cuando solo unos pocos empleados renuncian, sus cargas de trabajo normalmente se pueden redistribuir entre los empleados restantes. De hecho, abundan los recursos para ayudar a los líderes el dividir equitativamente la carga de trabajo y para ayudar a los empleados a gestionar el aumento de la carga de trabajo. Sin embargo, dado que los departamentos de 50 se convierten en departamentos de 35 y los equipos de 10 se convierten en equipos de siete, la redistribución de la carga de trabajo es una solución insostenible a largo plazo.
Además de redistribuir el trabajo, hay un par de soluciones comunes para la escasez de personal: contratar empleados de reemplazo y subcontratar tareas de menor nivel. Pero en medio de la persistente escasez de talento, muchos líderes se dan cuenta de que sus soluciones habituales no son suficientes. Aquí hay tres estrategias para quienes tienen problemas con equipos con poco personal.
Repensar los calendarios de los proyectos
Es fundamental priorizar los proyectos y aplazar lo que se pueda. Por ejemplo, ¿ realmente se necesita hacer una actualización del sistema todos los años?, ¿o cada dos años está bien? Lo que no pueda aplazar tiene que implementarse de forma más estratégica y programarse con más cuidado, preferiblemente de forma secuencial. Aunque puede resultar tentador luchar por los escasos recursos y exigir que sus proyectos sean la prioridad, como líder, es más importante centrar el esfuerzo de los empleados en lugar de centrarse en el tiempo.
Priorizar las necesidades principales de los clientes
A veces, priorizar a los clientes implica prescindir de algunos de ellos, pero hay medidas menos drásticas que intentar. Por ejemplo, ¿todos los clientes necesitan realmente una llamada telefónica personal todas las semanas, o podrían estar satisfechos con una llamada cada trimestre acompañada de correos electrónicos semanales automatizados o boletines mensuales? Considere también si podrían introducirse algoritmos o incluso una simple clasificación/filtrado de grupos en Excel para determinar qué cliente debe ser prioritario en una semana determinada, por ejemplo, aquellos cuyas inversiones están experimentando actualmente volatilidad del mercado.
Encuentre intervenciones rápidas
Busque intervenciones que puedan mejorar sustancialmente el trabajo diario de los empleados y que se dominen en menos de una semana. Por ejemplo, ¿hay formas de automatizar la entrada de datos, como convertir formularios en papel en formularios electrónicos que los clientes escriben ellos mismos? ¿Enseñar a los empleados algunas fórmulas en Excel o crear plantillas de informes podría ahorrar horas de cálculos manuales? ¿Podría usarse un repositorio de documentos compartido para ahorrar las horas de preparación del proyecto dedicadas a integrar los comentarios de los correos electrónicos de 10 personas?
Si puede, contrate consultores externos para gestionar gran parte del diseño y la implementación de las intervenciones y evitar abrumar aún más a una plantilla ya sobrecargada. Aunque invertir en la mejora de procesos puede resultar caro, probablemente sea mucho más barato que contratar, formar y gestionar una puerta giratoria de empleados que se sientan frustrados por procesos rotos.
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Gracias a la escasez de personal, la carga de trabajo de muchos empleados ha aumentado a niveles insostenibles. Para los lugares de trabajo con un equipo mínimo, ahora es el momento de implementar intervenciones de mejora de procesos, dar prioridad a sus clientes y productos principales y asignar a sus empleados a menos proyectos simultáneos, no más.
Por: Margaret M. Luciano
Mayo 17, 2022
Fuente: Harvard Business Review
https://hbr.org/2022/05/3-strategies-for-managing-an-understaffed-team
